eventosInternet y las redes distribuidas permiten, cada vez más, estar potencialmente conectado con otros. Los medios distribuidos como la blogsfera y las nuevas dinámicas de relación p2p hacen posible que cualquiera pueda comunicarse con otro desde cualquier parte del mundo, sin apenas infraestructura, ni una red comercial de gran tamaño o escala. Sin embargo, internet no garantiza por sí misma tener unas relaciones útiles e interesantes, hace falta una estrategia de innovación relacional para ello.

En este sentido, los eventos son oportunidades para innovar relacionalmente y conectar el relato de una persona/organización con sus públicos. Eventos entendidos como congresos, ferias, festivales, fiestas populares, inauguraciones, presentación de productos y servicios, etc.

Por nuestra experiencia, antes de trabajar con un cliente en su evento, suele ser recomendable trabajar previamente en alguna experiencia piloto, un trabajo relativamente pequeño que permita analizar y testear formas de trabajo conjunta con el interlocutor en concreto, ya que, el éxito del trabajo va a depender en gran medida de la buena interlocución entre éste y empresa colaboradora.

Cómo crear un relato o estrategia de Innovación Relacional para un evento

Podemos estructurar en cuatro fases el proceso de creación de un relato con sentido para una organización y, por tanto, para sus eventos. No se trata de fases estancas y consecutivas, sino complementarias y, en algunos casos, paralelas o solapadas unas con otras.

1) Descubrir la historia del evento/organización y lo que la hace diferente. Para saber cual es su significado, qué valor aporta a la gente más allá de su razón de ser. En este paso identificamos el quién, desde dónde se habla; y su senda de innovación, hacia dónde quiere dirigirse.

2) Conversar con el cliente para crear un relato diferenciador. Para conversar tenemos que conocer varios aspectos del cliente, además de lo dicho en el punto 1: el relato de ellos mismos en ese momento, su contexto y reflexiones (si las hay), sus obras (productos/servicios) y el feedback con sus públicos (sobretodo los básicos: clientes y proveedores). Como hemos dicho, conversar con el cliente le permite pensarse partiendo de lo que es ahora y definir lo que quiere llegar a ser, identificar las relaciones y acciones interesantes que quiere desarrollar.

Estos dos primeros pasos son fundamental porque nos permiten ayudar al cliente a pensarse y a huir de las relaciones automáticas (quiénes y cómos), apostar por relaciones en función de lo que les gustaría conseguir o de cómo les gustaría verse en un futuro; y definir el atractivo real del evento respecto de sus públicos objetivos. En este punto, la confianza que generemos con el cliente permitirá un mejor asesoramiento, ya que, el cliente suele saber lo que quiere conseguir pero no cómo hacerlo y ni cómo contarlo.

3) Definir cómo te haces atractivo y para quién. Visualizamos los temas de la conversación y la red de posibles e interesantes nodos con los que relacionarte (mapa de públicos). La organización genera significados y valores para ponerse en relación con ellos.

4) Materializar el relato: Se toman decisiones concretas que generan herramientas de comunicación tangibles (identidad visual, vídeos, web, acciones puntuales, etc.) y adaptadas a nuestros públicos de interés. Lo ideal sería establecer una agenda con visión a largo plazo para que el relato se desarrolle y la conversación prospere porque la finalidad ya no es sólo persuadir, sino que los miembros de la organización sean capaces de conversar con sus públicos para que puedan generar valor y sentido.

Es bueno tener este guión en mente a modo de chuleta porque normalemente el cliente no suele pedir “un relato para mi evento” o “una estrategia de innovación relacional”, sino la materialización del mismo: una web, un logo, etc. Aquí es donde se choca con la visión instrumental de la comunicación. Pero es responsabilidad nuestra ser coherentes y saber generar confianza, ofrecer una visión estratégica de la comunicación, pasar por estas fases y abrir un proceso de reflexión que lleve a pensarse a la organización como lo que es, un nodo más de una red. Que se haga atractivo y capaz de influir en otros ya dependerá de nuestras habilidades como RRPP 🙂

Estas ideas forman parte de la comunicación “Comunicar un evento: Las Relaciones Públicas como proveedores de relatos”. Presentada por: Sonia Beltrán Pastor (Licenciada en Historia y en Publicidad y Relaciones Públicas, y Experta en Protocolo y Ceremonial, creadora de la empresa de comunicación Enclau) y Laura Yago Martínez (Relaciones Públicas especializada en Desarrollo Local y estrategias de comunicación digital; cofundadora y directora de proyectos de Reding Estudio Creativo) en el Congreso Universitario de Comunicación y Eventos.

Imagen: Seoul Korea